关于公文处理有关问题的补充通知

为进一步完善河北外国语学院公文处理工作程序，推动各部门高效履职、协调运转，确保各项工作规范化、制度化运行，根据《中国共产党工作机关条例（试行）》等相关规定，党委办公室、学校办公室（以下简称党政办公室）结合我校工作实际，现对原公文管理工作规程做出如下补充通知：

一、收文管理工作：签收、登记、批办、分办、传阅、催办、归档

（一）文件签收、登记

1.各部门收到来文统一由党政办公室专人进行登记后报校领导审批。如遇需紧急处理的文件，收文部门可直接向校领导请示并留存领导批示文件，后由党政办公室办理存档手续。

2.对非涉密文件并符合公开要求的公文进行扫描并上传至学校办公系统。涉密文件单独保存，办理涉密文件坚持密来密往原则并按保密工作相关要求处理。

（二）文件批办原则

1.根据来文事由的归口管理确定分办部门；

2.根据来文单位性质分送相关部门进行分办；

3.对有具体请示事项，或需提出具体意见或人选的，由涉及来文事项的职能部门提出拟办意见后报校领导批示。职能部门提出拟办意见，需将来文事项的历史背景及政策依据列明，如有需要，应将有关文件附后供校领导批示参考。

（三）常见文件分办标准

1.涉及人员培训类文件，由相关职能部门提出参培建议及人员后报校领导审批。如涉及办理培训费用报销、公出等手续，需承办部门持校领导批示材料进行办理。

2.涉及公出参加会议通知类文件，由相关职能部门提出参会意见及人员后报校领导审批。

3.涉及来校调研、考察、学习类文件，如考察事项单一，由相关职能部门负责接洽。如调研内容涉及多个部门，由涉及事项最多的部门牵头负责接洽，相关部门协助。具体分办以校领导批示为准。

4.如校外单位邀请本校教师以专家名义参加评审、验收等校外活动，由受邀请人员所在部门提出意见后，报校领导审批同意后参加。

（四）业务职能部门承办、传阅、答复

业务职能部门应依据校领导批示和工作需要，在收到交办的公文后及时办理不得延误、推诿、漏传、误传，做到实时掌握公文去向。紧急公文应当按时限要求办理。

业务职能部门应及时将公文办理结果反馈至党政办公室，由专人对处理结果登记，年终进行数据整理。

（五）党政办公室催办

将批示文件传阅告知承办部门后，办公室由专人负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

（六）业务职能部门归档管理

业务职能部门公文办理完毕后，根据学校档案管理规定，在本部门内进行整理、归档。个人不得保存应当归档的公文。办公室做全校收文全流程（文件原文、领导签批、传阅过程、办结结果）材料归档。

收文流程图：

二、发文管理工作规程：拟稿、审核、会签、签发、登记、复核、印制、核发、归档

各部门需制发的各类公文，包括决议、决定、通告、公报、公告、意见、通知、通报、报告、请示、批示、函、纪要等主要公文，均按照以下发文流程办理。

（一）承办部门拟稿、审核

1.工作步骤

(1)由主办部门起草文稿，同时填写《河北外国语学院发文卡》一并报部门负责人审核；

(2)部门负责人进行核稿后确认签字，并按照相关要求对文稿知悉范围提出初审意见；

(3)部门负责人视情况需要选择送相关部门会签、办公室审核校对或校领导审阅签发。

2.工作要求

(1)文稿内容要符合国家法律法规和党的路线方针政策。

(2)文稿要完整准确体现发文部门意图，标题要主旨鲜明，同时能准确概括信息内容。文章逻辑清晰顺畅，论据详实充分。

(3)文稿要同现行有关公文相衔接，要把上级主管单位文件要求贯彻执行到位，结合实际提出具体措施，切勿照抄照转。对标国家级文件，要结合实际贯彻落实，不得直接转发。要与本校的文件相衔接，保证工作连续性和严肃性。新拟定公文要对现行公文规定做出改变时，应当予以说明。

(4)一切文稿从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

(5)文稿应符合公文精简的要求，要突出思想性、针对性和可操作性，严格控制篇幅，做到重点突出、结构严谨、表述准确、文字精炼。

(6)所有涉密文件电子版只能在保密计算机上制作，坚持密来密往原则。

（二）相关事宜需职能部门会签

 1.由主办部门转送会签材料。制定规范性文件，应会签政策研究室和相关职能部门；制定内部管理规章制度，应会签党政办公室和相关职能部门。会签职能部门将意见签署在《河北外国语学院发文卡》上，如有不同意见，应当协商一致后报校领导审批；如经充分协商仍不能取得一致意见，应当如实报校领导协调裁定。会签文稿均以会签职能部门负责人签字为准。

2.工作要求

会签文件必须严格按照规定的时限要求完成。除主办部门另有时限要求外，承办部门应在1个工作日内予以回复。逾期不回复视为同意。如特殊情况不能按期回复，应当主动与主办部门沟通并商定回复时限及方式。

（三）党政办公室审核校对

公文文稿经主办部门审核，按工作需要完成相关部门会签后，送党政办公室审核校对。党政办公室审核包括专人初核、党政办公室主任复核两个环节。重要的政策性文件须提请学校党委会、校长办公会或学校党政联席会会议审议的，审议前由办公室初核。

(1)接收文稿。纸质文稿应核对清点,确保字迹清晰、不缺页，登记收文时间、发文部门、文稿标题、联系人等信息；电子文稿应检查附件或发文背景材料是否齐全，《河北外国语学院发文卡》上征求意见或会签程序是否完备。

(2)初步审核。了解文稿起草意图、起草依据和起草过程，参考《河北外国语学院发文卡》上有关领导的指示和意见、现行有关公文的规定、相关法律法规，相关司局的意见及协调情况。根据收集材料和文稿情况提出发文、不发文、退回修改、补充完善等建议。

(3)补充完善。经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由主办部门修改后重新报送。

(4)申请报批。公文文稿经修改、协商达成一致后，由办公室主任提出拟办意见，呈报校领导审签。

（四）校领导审阅签发

1.公文可经发文部门负责人向校领导汇报同意后，圈阅指定责任人签发；重要公文须由校领导审阅同意后圈阅指定责任人签发；涉密公文须由定密法定责任人签发。

2.一经签发即为定稿，签发后的定稿一般不得改动，特殊情况需做内容实质性修改的，需报原签发人批准。

（五）登记、复核、印制、核发、归档

由党政办公室进行登记、复核审批手续、按规定印制、核发至相关部门及人员、按照档案管理规定进行归档等流程。

发文流程：