河北外国语学院会议管理办法

河外办

第一条 为加强学校召开各类会议的管理，规范会议组织及实施程序，提高办会质量和水平，使各类会议的管理逐步规范化、制度化，结合学校实际，特制定本办法。

第二条 本办法适用于学校校领导出席的各类会议。

第三条 各类会议是学校贯彻上级精神、部署学校工作、承担社会责任、推动学校发展的重要手段, 各部门应高度重视会议的组织和管理工作，保证会议的质量和效果。

第四条 党政办牵头组织的会议主要类型

1.党委会，每月召开1-2次。

2.校委会，至少每学期召开1次。

3.校长办公会，原则上每周召开一次。

4.迎评迎检及兄弟院校来访参观的会议。

5.全校性大型会议和活动，主要指校领导授权职能部门牵头组织召开的，由校领导主持或参加的大型会议，如开学典礼、毕业典礼、全校性表彰大会等按规定时间召开。

第五条 会议的组织程序

（一）会前准备阶段

1.根据会议类型学校党政办公室做好统一管理和安排。办公室针对会议类型按照部门职能做好会议分工及议程安排工作。

2.印发议程及会议分工，根据分工及议程安排，协调好各相关职能部门做好会议准备工作，提前准备PPT、电子屏，做好场地布置等相关工作。

3.党政办公室检查会议室及活动场地卫生，协调相关处室做好音响设备、灯光调试工作；

4.布置好发言席、打印桌签及桌签摆放工作；

5.准备会议用水、小杯子；

6.起草、印制及发放会议资料；

7.通知参会人员，检查到会情况；

8.安排用餐及住宿。

（二）开会阶段

 1.摆放录音笔，做好会议记录，会议记录要认真负责，对会议中的重要内容不能遗漏；

2.宣传部安排照相、摄像人员，做好会场的影像声记录工作；

3.做好会期期间的茶水服务工作；

4.做好会议中领导交代的临时性工作。

（三）会后工作

1.检查会议室开会人员物品有无遗漏情况；

2.安排好会议室打扫、清洁及整理工作；

3.检查好会议室设备是否关闭；

4.整理会议纪要。记录人记录人员要在会议结束后，及时整理出会议纪要及领导讲话存档；

5.落实会议决定事项。会议需要落实的重要决定事项，由办公室秘书科或相关部门负责跟踪、督查。会议通过的文件需下发的，党政办公室要及时协调印发；

6.做好会议记录的归档工作。会议记录人留存电子版和纸质版记录，纸质版会议记录由专门档案盒存放，并做好目录及档案标签；

7.宣传部做好影像声资料留存，整理会议内容，撰写会议新闻进行宣传报道。

第六条 会议纪律

1.各类会议的组织按照“互相搭台，好戏连台”的原则，明确会议各个阶段的责任和任务；

2.参会人员应按照通知要求准时到会，原则上不得由其他人员替代出席会议。因公务出差、上课、因病或其他无法抗拒的原因无法出席会议，须向负责会议通知的部门报告原因；

3.监督与会人员遵守开会时间，不允许迟到早退；

4.会议期间参会人员应严肃认真，做好记录，不得随意走动，并将移动电话置于关闭或振动状态；

5.经党委会、校委会等议定的事项，各单位须认真贯彻执行。

第七条 会议室管理

1.学校各会议室由专门职能处室管理，指定专人负责；

2.其他部门需使用会议室，中小型会议室需开会前到党政办公室登记备案，大型会议室需向相关管理的职能部门领取审批表，经由校领导审批，方可使用；

3.会议室使用前后，均需由相关管理的职能部门与使用部门做好交接；

4.会议室管理部门需定期对会议室的投影、音响设备做好检查，发现问题及时维护，保持设备始终处于完好状态、

第八条  相关职能部门根据需要可参照本办法制定各类会议管理的相应规定。

第九条  本办法自2019年5月1日起实施，。本办法由党政办公室负责解释。