河北外国语学院公文处理实施细则
第一条 学校公文是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布规章制度，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的主要工具。为推进学校公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据中共中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号），结合学校实际，制定本实施细则。
第二条 本细则适用于我校各单位的公文处理工作。
第三条 校公文处理工作实行统一领导、分级管理。学校党委办公室（以下简称党办）、校长办公室（以下简称校办）是学校公文处理的管理机构，分别主管学校党委和行政的公文处理工作，并对校内各单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。学校各单位（部门）应当高度重视公文处理工作，安排专人负责公文处理工作。
第四条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作，应坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密原则。
第二章 公文种类
第五条 学校常用的公文种类包括：
（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销二级单位不适当的决定事项。
（三）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（四）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。
（五）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（六）通知。适用于发布、传达要求全校执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
（七）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（八）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
（九）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
（十）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（十一）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
第三章 公文格式
第六条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。
（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。
（三）紧密程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成。联合行文时，发文机关标志单独用主办机关名称。
（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。
（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。
（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。
（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。
（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。
（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。
（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。
（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。
（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。
（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。
（十八）页码。公文页数顺序号。
第六条 我校红头文件现暂分为以下五种类型：“中共河北外国语学院委员会文件、中共河北外国语学院委员会文件（）、河北外国语学院文件、河北外国语学院文件（）、河北外国语学院”，前四种标有“文件”二字的红头为文件式公文经常用到的红头文件类型，而后一种不带“文件”二字的“河北外国语学院”红头为信函式公文经常用到的。
一、文件式公文
就我校实际情况，文件式公文多为上行文和下行文。
（一）文件式公文上行文适用于以下两种情况：
1.党委的上行文：一般是以党委的名义拟定的文件，落款为中共河北外国语学院委员会。多是学校党委向上级党委或党组织报送的报告、汇报或请示，经常用到的文件类型为“中共河北外国语学院委员会文件（）”；
2.学校的上行文：一般是以学校名义拟定的文件，落款为河北外国语学院。多是学校向上级单位报送的报告、汇报或请示，经常用到的文件类型为“河北外国语学院文件（）”。
（二）文件式下行文同样适用于以下两种情况：
1.党委的下行文：一般是以党委的名义拟定的文件，落款为中共河北外国语学院委员会。多是学校党委向学院各级党总支以及党支部印发的命令、决定、通告、批复等，经常用到的文件类型为“中共河北外国语学院委员会文件”；
2.学校的下行文：一般是以学校的名义拟定的文件，落款为河北外国语学院。多是学校向各二级单位印发的命令、决定、通告、批复等，经常用到的文件类型为“河北外国语学院文件”。
（三）相关要求如下：
1.排版规格：正文用3号仿宋字体，一般每页排22行，每行排28个字。
2.装订要求：公文应左侧装订，不掉页。
3.发文字号由发文机关代字、年份和发文序合组成，三号仿宋字体，居中排布。
4.公文应当标注主题词。
5.上行文应当注明签发人、会签人姓名（三号楷体）。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话，一般写在附件上边。
6.页码：首页不编页码，从第二页始编“2”。（页码置于版心下边缘下，用四号半角白体阿拉伯数码标识，数码左右各有一条四号一字线，一字线距离版心下边缘7mm，单页码居右，空一字，双页码居左，空一字。）
7.公文用纸为A4型纸，公文用纸上白边为3.7cm,下白边为3.5cm,左白边为2.8cm,右白边为2.6cm。
备注：具体版式另附
二、信函式公文
在制发机关公文的实践中，经常使用一种只标识发文机关名称而不标识“文件”二字的“信函式”公文，而且使用频率很高。就我校而言，经常用到的红头文件类型为 “河北外国语学院”（信函式红头）。
针对我校的实际情况，信函式公文多为平行文或下行文。
（一）信函式平行文适用于以下两种情况：
1、是以学校名义给其他兄弟院校拟定的文件，落款为河北外国语学院；
2、是学校各职能处室以职能处室的名义拟定的发给其他同级部门的文件，落款为发文处室。
3.信函式下行文：则是以学校名义拟定的发给学院内部各二级部门的文件，多为通知，落款为学校。
（二）具体要求如下：
1、发文字号放在武文线下一行右上角顶格。
2、此类公文首页不加页码，第二页续编，及第二页直接编页码应为“2”。
3、这种公文除了不标识签发人以外，其他各要素均与“文件式”公文相同。
第七条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。
第八条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。
第九条 向上级机关行文，应当遵循以下规则：
（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。
（二）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
（三）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以单位（部门）名义向上级机关负责人报送公文，不得以单位（部门）负责人名义向上级机关报送公文。
（四）受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。
第十条 党委（学校）办公室根据学校党委、行政授权，可以向学校党政部门和各单位行文。校内各部门不得上行文、对外行文（自行业务联系除外），统一由校办行文；各部门职权范围内的校内事务由部门自行行文，涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得行文；擅自行文的，学校将责令其纠正或者撤销。
第十一条 学校公文施行党政分开原则。
第五章 公文拟定
第十二条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
第十三条 学校的综合性文稿，党委系统由党办起草，行政系统由校办起草；凡内容属各职能部门业务范围内的文稿，由主管职能部门起草；内容涉及几个职能部门的，由主办单位起草。
第十四条 起草文稿应注意以下事项：
（一）要符合党和国家的方针政策以及国家法律、法规，符合学校有关政策和规定。
（二）公文起草前，起草单位应深入调研，充分论证；起草重要公文，应事先征求校领导意见。
（三）观点明确、内容确实、条理清楚、文字简练、格式规范。涉及紧急或秘密事项的文件应准确标定紧急程度或密级。
（四）公文涉及其他部门或单位职权范围内的事项，起草单位必须征求相关部门或单位意见，力求达成一致。
（五）凡以学校名义拟文，首页必须用“中共河北外国语学院委员会”或“河北外国语学院”发文稿纸，并在登记本上清楚填写文号、起草人、校对人、标题、附件、密级、紧急程度、主送机关等栏目。发文稿纸由党办、校办统一印制管理。
第十五条 凡是以学校党政和党办、校办名义对内对外行文，起草单位负责人审查后送党办、校办审核。审核的重点是：
（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。
（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现学校意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。
（三）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
（四）其他内容是否符合公文起草的有关要求。
第十五条 经党办、校办核稿后，符合发文条件的，经校领导审阅同意后，可由负责主管领导或制定负责人向上级相关主送机关呈报。
第十六条 经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。
第六章 公文办理
第十七条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
第十八条 收文办理包括签收、登记、承办、传阅、催办、答复等程序。
（一）签收。学校两办设专人对文件进行管理，对收到的公文应当逐件清点，拆封。拆封是收件人的职责，原则上其他人员不得拆封。拆封后要进行清点，未登记前不能传阅。发现来文缺页或其他问题，应及时与发文单位联系。
（二）登记。对来文要认真登记，登记要简单清晰，便于查找；登记项目要齐全，一般包括：文件名称、顺序号（来文编号）、文号、收文日期、密级、份数、来文机关等。上级部门直接寄到有关职能部门的文件，以及外出参加会议带回的上级部门的文件，应将原件交党办、校办统一登记、编号，按收文批办手续办理。收文登记后，贴文件传阅签，尽快送党办、校办主任建批、主管校长阅批。
（三）传阅。领导批示后，要尽快按领导批示意见将文件复印后送到承办处室。需要传阅的文件要送至有关领导和有关处室阅读。文件的转呈、转送由文管人员直接与有关领导或部门（单位）进行交接，校领导之间、各部门（单位）之间不得互相转送文件。在传阅过程中，要防止文件积压、丢失。文件阅退后，如有领导批示，要及时按领导意见处理。涉及机要文件，校领导批阅后。文件应一事一份，不得复制多份，由专人携带机要文件给制定负责人阅读后，立刻拿回，不得停留。如发现错转或错批，应及时将文件退还党办、校办，不得擅自转送其他单位。
（四）承办。校长批阅相关部门办理的公文，牵头部门应及时办理；涉及其他部门的问题，牵头部门应主动与有关部门协商，若意见不一致，要如实向学校主管领导反映；由几个单位共同办理的公文，牵头部门要主动与协办部门研究办理，协办部门应积极配合；需要学校审批的问题，牵头部门应在时限内综合办理情况并提出处理意见，报学校审批。牵头部门应及时办理学校下发的公文，及时答复；涉及几个部门的事项，应主动与有关部门协商办理，并根据协商意见汇总后答复。
（五）催办。学校公文的检查、催办工作由党办、校办负责，各单位文管人员对本单位办理的公文亦应进行经常性的检查、催办，防止漏办或延误。紧急公文随到随办，一般1个工作日内办结。
（六）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。
第十九条 发文办理按照以下规则操作：以学校党政名义制发的公文，领导签批后，分别由党政办负责复核、编号、排版、打印、盖章后复印下发，公文原件和制发文件需留存档案。
第二十条 涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件单位机要人员进行传递。
第二十一条 公文办理完毕后，应按照《中华人民共和国档案法》及有关规定，两办及时将上级公文的原件和有关材料整理立卷。领导签批的公文复印件由承办牵头部门及协办部门存档。
第七章 公文管理
第二十二条 学校各部门应当建立健全本部门公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。
第二十三条 各部门要安排专人统一管理公文。学校建立机要办公室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。
第二十四条 涉密公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。
涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。
第二十五条 公文的撤销和废止，由发文机关或者上级机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。
第二十六条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
第二十七条 工作人员离岗离职时，所在部门应当督促其将公文办理情况、暂存、借用的公文按照有关规定交接。
第八章 附则
第二十八条 本细则由河北外国语学院党政办公室负责解释。
第二十九条 本办法自发布之日起施行，此前学校有关规定与本办法不一致的，以本办法为准。
附注：
公文具体版式示例
发文号：仿宋，三号字（居中排布，使用的括号为六角括号）
空一行
题目：宋体，二号字，加粗（或二号黑体）
空一行
主送单位名称：仿宋，三号字
正文：仿宋，三号字
（页边距一般是默认，特殊情况除外）
（层次如下：）
一、××××××××（大标题：黑体，三号字）
（一）××××××××（仿宋，三号字）
1、××××××××（仿宋，三号字）
（1）××××××××（仿宋，三号字）
空一行
附件：1、 ××××××××（仿宋，三号字）
2、××××××××（仿宋，三号字）
（空三行）
二〇一二年×年×月（仿宋，三号字）
主题词（黑体，三号字）：×× ×× ××（宋体，三号字，词目间空1字）
河北外国语学院办公室 202年×月×日印发
（共印××份）
备注：
1、A4纸，每版面22行，每行28个字，行间距为固定值25磅；
2、以上格式为以学院名义拟定的下行文格式；
3、如是以学院名义拟定的上行文，发文号应居左排布且必须注明签发人，三号楷体居右排布，使用的红头文件的类型为“河北外国语学院（）”，括号内注明是报告、汇报或请示。“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话，一般写在附件上边；
4、党委的上行文同上；
5、此格式只说明红头文件的整体板式的相关要求，具体以印刷好的红头文件为准；
6、信函式公文发文字号放在武文线下一行右上角顶格，这种公文除了不标识签发人以外，其他各要素均与“文件式”公文相同。
